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此次负责接待梵蒂冈宗教文化交流团的是hz市当地的文化局，对方作为国际友人，又是来自知名的天主教圣地梵蒂冈，hz市此次对待这场交流文化的盛宴十分重视，尽管因为每年都有一次这样的交流而使得整个交流会在某一阶层的领导眼中逐渐没有前几次重要，但作为一场跨国组织的活动，到底还是花了不少心思的。
尤其是交流团的招待问题，为了这次活动上档次，主办方文化局特地定下了hz市附近有名的陆上海岛休闲娱乐度假村里的一大片度假屋给整个交流团当做休息的场所。这陆上海岛是近年来hz市新建的度假胜地，hz市本身就是全国知名的旅游城市，周围名胜古迹数不胜数，而在市区西边一处大湖处被开发商竞标下来扩展了一大片的人工湖，然后在人工湖中心建造了一座小岛，面积极大，岛上建了一座度假村，各种游乐设施一应俱全。这度假村风景自然不用说，极尽清新淡雅之感，本身的装潢低调中透露着奢华。每一栋房子都尽量融入附近的山水树木之中，颇有原生态生活之感。
而这所度假村平日里的消费群体多以中高层为主，这时候被人租用出来当做此次梵蒂冈文化交流团的休息场地，固然有度假村老板借此讨好当地政府领导的关系在内，但更多的还是体现政府部门这一次的重视。
交流会开幕式自然不会在这样轻松无比的地方举行，而是举办在位于市中心的苏杭大酒店的礼堂大厅。交流会抵达hz市当天，文化局的接待团就已经安排好了一切，这边的宗教协会也就是这次中方主要参与交流会的主力第一时间和对方进行了见面，气氛极好。之后的一天里属于休息时间，梵蒂冈的交流团成员们却没能好好休息，大约如同中国这边的宗教协会一般，也为即将到来的交流活动感到紧张和激动。虽说这个活动以交流为主，但是彼此宗教信仰不同，难保到时候有谁向另一方问些难懂的问题，另一边答不出来堕了气势。这对于双方来说都是将脸丢到国际上去了，所以一时间双方都有些上考场打擂台之间的紧张，纷纷各自做着准备。
但真要说起来，彼此之间或许都没有一定要压过对方和让别人下不来台的打算，只是担心对方会这样罢了。但双方想来也知道，这样的活动火药味是没有多少的，主要是这样一个大的活动，上级的上上级的领导都会来露面，赚点出镜率。你要真这么唐突地将一场有好的交流会弄成了一场火药味十足的宗教信仰问答比赛，这是不给领导们面子啊，到时候还想不想活了？而在梵蒂冈这边，中方这边几乎是给了最好的招待，豪车接送，盛大的欢迎队伍，极为舒适贴心的休息场所，为了梵蒂冈交流团的成员们行走方便，还特意从hz大学外国语学院找了一大批的英语系高材生和数名会意大利语的学生，大多数是青春靓丽的女学生，不但养眼，而且服务态度也好，基本当作当年奥运会的招牌门面来招待。要是这样的招待梵蒂冈这边还要专门在交流会上来一场挑衅从而打什么歪主意，就连他们自己都觉得太不知好歹了些。
所以开幕式之前这天双方的人虽然没有能好好休息，但总归来说也不过是在紧张的气氛中度过。
而到了开幕式那天，整个活动一下子就热闹起来，举办过或者全程参加过某种大型活动尤其是官方举办领导要来视察的活动的人都知道，真正让举办方耗时耗力的只有开幕式，一个活动最盛大的时候也只有开幕式。因为开幕式记者会来一大批，观众会来一大批，领导们也就靠着这点时间抽出时间过来一大批，比较主要的几个领导过来发下言，和工作人员和与会人员亲切交谈，一副大约亲力亲为和和气气的模样，至于到时候电视上怎么说，自然有专门的下属拿着专门的发言
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